Según las últimas declaraciones realizadas por los responsables de la Agencia Tributaria estaríamos a pocas semanas de la salida del reglamento definitivo de la nueva ley antifraude aplicada a software de contabilidad, facturación y/o gestión (no tan nueva, en vigor desde 11 de octubre de 2021 en los epígrafes A al D).
En este artículo queremos compartir con nuestros lectores algunas conclusiones y comentarios de clientes que nos trasladan su punto de vista del trabajo realizado hasta ahora.
Para estimar en qué grado el reglamento borrador tiene cuestiones definitivas debemos ir a la disposición final única del mismo, página 19 del borrador del reglamento donde, a grandes rasgos, se plantea como pendiente de definir las siguientes cuestiones:
- Comunicación en tiempo real de las facturas con la AEAT. Formato y protocolo de la comunicación.
- Formato y protocolo para firma digital y hash de las facturas.
- Otras cuestiones.
No estando en ese listado otras cuestiones que ya podemos trabajar a fondo y que requieren de amplio trabajo por parte de nuestros clientes, generalmente empresas de desarrollo de todo tamaño y sector.
Seguidamente quisiéramos comentar los puntos y comentarios de nuestros clientes que reflejan el importante esfuerzo que requiere adaptarse a esta ley a través de nuestra auditoria de parte:
Cliente sector ópticas “El concepto de registro de eventos es complejo”
En este sentido y dado que trabajamos con decenas de clientes hemos visto diferentes enfoques de cómo implementar este apartado. El registro de eventos tal y como viene definido en el apartado 8.4 del reglamento (no incluido en la disposición final única) plantea cuestiones como son la totalidad de interacciones y operaciones, así como la necesidad de disponer de capacidad de detección de alteraciones en dicho registro. Recomendamos diferentes técnicas para la realización del concepto de “seguro” que garantizan esa “detección” en el caso de modificación o borrado de alguno de los registros.
Cliente sector ferretería. “Cerrar el eliminado de facturas y su visualización adecuada es clave para cumplir con la ley, siendo un impacto importante en nuestro desarrollo”
Según se plantea en el artículo 8.2 del reglamento en modo borrador, una vez expedida la factura, queda absolutamente prohibido cualquier manipulación de la misma. Es por ello que el impacto para los clientes, plantear opciones alternativas dentro del marco del reglamento, en concreto cuestiones relativas al artículo 10 y 11 del mismo, es fundamental. En esta sentido recomendamos, no solo cuestiones técnicas de implementación, sino de cuestiones contractuales, adendas y de cómo informar a los clientes, para responsabilizarles, informarles y hacerles participe de este trabajo tan complejo.
Cliente sector agrícola. “Las copias de seguridad son clave y suponen una nueva línea de negocio para nosotros”
Las copias de seguridad planteadas en el artículo 14 del reglamento en modo borrador (no incluido en la disposición final única) plantea una serie de cuestiones clave que se deben aplicar siguiendo tanto los periodos de retención del obligado tributario, como conceptos de continuidad de negocio, no olvidemos la dimensión que nos plantea la ley de Conservación de la información y Legibilidad, así como el concepto de “copia segura y legible” que plantea el reglamento.
Nuestros clientes tienen diferentes grados de dificultad si se desarrolla la comercialización del producto en modalidad Onpremise, Cloud o Cloud SaaS. Esta cuestión, descrita ya en los controles de estándares como ISO27001 e ISO27017 plantea tanto la distribución de responsabilidades, como la forma y buenas prácticas de su realización asi como del modo de trasladar al cliente información suficiente para que entienda la complejidad y obligatoriedad de llevarlo a cabo.
Cliente sector automóvil. “El cierre de periodo que tenía era reversible, cambiar este enfoque y hacerlo como plantea el reglamento me llevara bastante trabajo”.
Según se plantea en el artículo 8.2.b del reglamento en modo borrador (no incluido en la disposición final única) el cierre podría asemejarse a otras auditorias que ya realizamos desde hace años con la agencia tributaria, como la AUDITORIA DE DIGITALIZACION CERTIFICADA DE FACTURAS, líderes en España. En este sentido disponer de una completa gestión de cierres, con hash de cierre y otras cuestiones, ayudado de controles compensatorios, permite a nuestros clientes abordar esta funcionalidad con las máximas garantías.
Cliente sector hostelería. “ser proactivos con nuestros clientes mediante cláusulas contractuales y evangelizar sobre este tema nos va a llevar mucho tiempo”
Nos comentaba este cliente, con grandes cadenas de restauración y otros restaurantes de menor tamaño, que trasladar a sus clientes el marco legal, la responsabilidad que el obligado tributario tiene en esta ley, incluido las obligaciones legales en materia de copias seguras y otros en instalaciones onpremise, conllevara la realización de contratos o adendas a los ya existentes.
Nosotros proporcionamos los puntos clave en nuestro documento al respecto, con cláusulas y responsabilidades, asi como información de la ley, orientada a cliente final. En breve vamos a poner a disposición de nuestros clientes un pequeño video orientado a sus clientes finales donde evangelicemos y expliquemos al cliente final el porqué de todos los cambios y responsabilidades que recibirá en las próximas versiones del software.
Conclusión
Demorar el inicio de la adaptación de vuestros sistemas de contabilidad, facturación y gestión es un riesgo que no recomendamos. Como hemos visto, solo citando unos pocos ejemplos vemos que la empresa desarrolladora del producto tiene mucho trabajo que realizar a muchos niveles (desarrollo, sistemas, legal, comercial,…). No espere más tiempo y planifique ya colaborar con nosotros para adaptarse al máximo posible a un reglamento, que como hemos visto en la disposición final única muchas cuestiones no se plantea ampliar o cambiar respecto de los artículos ya definidos.