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La Importancia de las medidas de Control y Seguridad en Programas de Facturación con Uso de Certificados Electrónicos de los Obligados Tributarios

Tal y como podemos leer en el apartado 4.1 de los requisitos técnicos VERI*FACTU:

“La remisión a través del servicio web podrá ser efectuada por el obligado tributario, un apoderado suyo a este trámite o un colaborador social, que deberá disponer de un certificado electrónico reconocido. Todos los NIFs se tienen que validar contra la Base de Datos centralizada de la AEAT.”

Así como podemos leer en la orden ministerial:

“La capacidad de remisión de todos los registros de facturación generados a que se refiere el segundo párrafo del artículo 8.1 del Reglamento implica que el sistema informático deberá poder realizar cada una de las siguientes acciones:

b)           Gestionar certificados electrónicos. Los certificados electrónicos serán utilizados para autenticarse en la conexión con la Agencia Estatal de Administración Tributaria de cara a la remisión de la información y, en su caso, para generar la firma electrónica de los registros de facturación.”

Entendemos que la gestión de los certificados electrónicos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas de desarrollo, de obligado cumplimiento en la ley antifraude. En este contexto, la seguridad y la fiabilidad de estos procesos son primordiales, especialmente cuando se trata de la transmisión de facturas electrónicas a la Agencia Tributaria. La legislación vigente subraya la necesidad de que tanto los obligados tributarios como sus apoderados o colaboradores sociales empleen certificados electrónicos reconocidos para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas enviadas.

Este requerimiento se alinea con la normativa eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), que establece un marco legal para los servicios electrónicos de identificación y confianza en la Unión Europea. Según eIDAS, los programas de facturación deben adoptar medidas de control y seguridad robustas, incluyendo el uso de certificados electrónicos y, en algunos casos, establecerse como proveedores de confianza, especialmente si se utilizan firmas remotas o certificados electrónicos.

Seguridad y Autenticidad a Través de Certificados Electrónicos

Los certificados electrónicos juegan un papel fundamental en la garantía de la seguridad y la autenticidad en el proceso de facturación electrónica. Estos certificados funcionan como una identificación digital del emisor, asegurando que la factura ha sido creada por la entidad declarada y no ha sido alterada después de su emisión. La encriptación de datos que ofrecen estos certificados protege la información contra accesos no autorizados, garantizando la confidencialidad de la información fiscal sensible.

Cumplimiento Normativo y Reducción de Fraude

El uso de certificados electrónicos en programas de facturación no solo mejora la seguridad, sino que también asegura el cumplimiento de las regulaciones fiscales. Al validar todas las facturas contra la Base de Datos Centralizada de la AEAT, se reduce significativamente el riesgo de fraude fiscal y se facilita la trazabilidad y auditoría de las transacciones. Este nivel de integridad y transparencia es crucial para mantener la confianza tanto en el sistema fiscal como en el ecosistema empresarial.

Establecimiento como Proveedor de Confianza

En el contexto de eIDAS y LSEC, los programas de facturación que utilizan firma remota o certificados electrónicos deben establecerse como proveedores de confianza. Esto implica cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar la fiabilidad y seguridad de los servicios ofrecidos. Al obtener esta calificación, los programas de facturación no solo refuerzan su propia seguridad, sino que también ofrecen una mayor confianza a sus usuarios, asegurando que están en plena conformidad con las normativas europeas de identificación electrónica y servicios de confianza.

Sanciones

Acceda a nuestro formulario y calcule su posible sanción por la ley antifraude. A esta sanción considere que un porcentaje importante de aumento podría aplicarle por no cumplir con eIDAS o LSEC en el caso que le aplique (generalmente si va a gestionar claves y certificados en soluciones Cloud SaaS) así como otras en el caso de acceso o uso indebido a los mismos.

Conclusión

La incorporación de medidas de control y seguridad en los programas de facturación electrónica, como el uso de certificados electrónicos reconocidos y el establecimiento como proveedor de confianza según la normativa eIDAS (especialmente en algunas soluciones Cloud SaaS), es fundamental para el cumplimiento VERI*FACTU. Estas prácticas no solo garantizan la seguridad y autenticidad de las transacciones, sino que también aseguran el cumplimiento normativo de la ley antifraude, reglamento, orden ministerial y VERI*FACTU, entre otros, sino que reducen el riesgo de fraude fiscal, mejoran la eficiencia operativa y refuerzan la confianza en el sistema fiscal digital. En un mundo cada vez más interconectado y digitalizado, estas medidas son esenciales para la integridad y la eficacia de la gestión fiscal y empresarial.

Cuente con nosotros como asesores y auditores de cumplimiento normativo y en general de la ley antifraude y no asuma riesgos innecesarios solicitándonos en este formulario una posible colaboración.

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